湖南省邮电规划设计院有限公司(湖南邮电),前身是湖南省邮电规划设计院,组建于1958年,是通信和建筑领域?#37038;?#22810;专业勘察、设计、规划、咨询和工程总承包的企业法人,具有通信行业和建筑行业的勘察、设计、智能建筑系统设计、工程咨询和工程总承包的甲级资质证书以及?#38498;?#22806;项目承包工程业务经营资格证书,是湖南省唯一的通信和建筑双甲级资质设计企业。

该院主要?#37038;?#26377;线通信(有线传输、电话交换、数据、多媒体、智能建筑系统等)、无线通信(无线传输、移动、微波、卫星通信等)、计算机网络、通信电源、邮政、通信铁塔、建筑工程、电子工程、图象通信、广播电视工程等专业的勘察、设计、规划、咨询和工程总承包业务。


1. 项目概况

随着计算机网络技术的飞速发展,项目管理信息化已成为推动管理提升的重要手段。为适应市场化竞争,提升设计管理能力,湖南邮电想借助信息技术整合项目管理流程,搭建项目管理信息化平台,实现项目管理流程化、规范化、制度化,因此湖南邮电在2008年末期启动了综合管理信息系统信息化服务厂商的比选和综合管理信息系统信息化的建设,并最终在2009年初期最终选择了在工程设计行业内具有丰富理论与实践经验,在项目策划、项目沟通、项目实施、平台落地、?#20013;?#25913;进方面具有很强能力的专家型软件公司--上海金慧软件公司,作为信息化长期战?#38498;?#20316;伙伴。

本着总体规划、分步实施的原则,项目整体建设与实施推广阶段分为四期实现,以逐步、全面的为湖南邮电设计、开发、构建一套切实可行的综合管理信息化系统:

第一阶段:2009年到2011年,主要为湖南邮电快速架构了市场经营管理、项目管理、综合办公管理、资产管理模块、图表?#34892;摹?

第二阶段:2011年到2012年,在一期各功能模块全面使用的基础上,完善一期功能模块中考虑不足的问题并增?#26377;?#30340;功能模块,主要增加分包管理模块功能。

第三阶段:2012年到2013年,完成系统升级(系统门户、配色风格、导航菜单、交互方式、UI控件)以及?#20013;?#23436;善已有功能模块功能,?#27807;?#21508;模块能完全适应湖南邮电的具体业务,为湖南邮电院提供更好的信息化支撑。

第四阶段:2013年到2014年,在所有模块运行良好的情况下,对湖南邮电已有的数据资源进行充分挖掘和利用,进一步丰富和完善图表?#34892;模?#26032;增“领?#25216;?#39542;舱”功能,通过详尽的指标体系,实时?#20174;?#20225;业的运行状态,将采集的数据形象化、直观化、具体化,从而达到给企业领导提供全局的决策信息支持的目的,将湖南邮电的信息化水平进一步提升。


2. 建设?#21208;?/b>

? 以实现企业信息资源共享为基础

实现信息资源的高度共享是本项目的首要?#21208;輳?#23558;企业目前分散的各信息资源,如原有系统数据、Excel表格数据、文件资源、?#35745;?#36164;源等,集成到一个企业级的应用平台之上,方便保存、检索、统计,大大提高信息资源的使用效?#30465;?


? 以提升企业经营生产决策水平为主线

由于经营生产决策水平决定了湖南邮电未来的命运,所以湖南邮电经营生产决策体现“管理围着生产转,生产围着市场转”的经营战略理念;通过管理信息系统的协助,建立以经营生产决策为主线的业务管理模式,不断提高全院经营战略的执行力和水平。


? 以提升设计项目管理水平为?#34892;?/b>

提升湖南邮电的设计项目管理水平,实现与国际先进设计项目管理水平接轨,是其实现成为国?#24066;?#20844;司的前提和必要条件,是其当前和下一阶段工作的核心,所以整个系统的建设都应该围绕这个总体?#21208;?#36827;行。


? 以实现企业战略为?#21208;?/b>

任何一个管理系统最终都是为企业战略发展服务的,本管理系统也不例外,该系统的建设就是为了帮助湖南邮电实现成为国?#24066;?#20844;司的发展?#21208;輟?


3. 系统价值

1) 客户、经营项目、合同等数据全共享

建立以客户为核心的客户、经营项目、合同三者之间的数据结构。经营人员在日常业务拓展过程中,可以将客户、经营项目以及相关合同等的基本信息以及日常联系信息及时录入系统,如果客户、经营项目以及合同等的信息发生变更?#20445;?#32463;营人员也可以及时对系统中的客户、经营项目、合同等资料进行更新。

同?#20445;?#31995;统会根据权限?#38469;?#30456;关数据的信息查看权限,例如,基层经营人员只能查?#20174;胱约合?#20851;的客户、经营项目以及合同等数据,经营领导能查?#27492;?#26377;的客户、经营项目以及合同等数据。

客户、经营项目、合同等数据在系统中的录入与查看,实现了院内经营基础数据的全共享。


2) 发票、收入、分包数据全共享,生产项目收入、支出清晰明了

湖南邮电综合管理信息系统将项目的发票、收入以及项目分包(项目支出)也做为关键功能点在系统中进行管理,?#27807;?#31995;统中能清楚的查?#30784;?#20102;解到每个项目的收入、支出明细。

3) 项目管理过程实现无纸化、提高工作效率

湖南邮电综合管理信息系统中?#21335;?#30446;管理通过依托PMBOK项目管理九大知识体系及ISO贯标流程,将项目管理过程中的业务流、信息流、工作流与项目进度、成本费用等管理领域进行紧密融合,实现综合的、集成的、实时的、真实?#21335;?#30446;管理系?#22330;?

项目中经常使用到的各表单,均可以在项目管理系统中发起、流转、导出、打印,实现了院内设计项目管理的规范化、流程化、电子化。

项目管理信息化除了可以达到将各项信息及时留痕外,还能大大节约纸质化、人工走各种审批流程?#21335;?#30446;管理模式,提供项目管理工作效?#30465;?


4) 丰富的报表,项目进度、费用一目了然

综合管理信息系统将各类原始数据(客户、前期项目、合同、生产项目、发票、到款、支出)通过在系统中建立的关系进行数据整合,然后以湖南邮电各层级领导关心的视角加以呈现,实现各领域报表数据的实时展现。


5) 关键KPI展现,提供决策支撑依据

通过详尽的指标体系,实时?#20174;?#28246;南邮电院内的经营、生产运行状态,将系统采集的数据形象化、直观化、具体化。将管理决策提升到一个新的高度,最大化地发挥高层经理了解、领导和控制公司业务的各种信息的能力和程度,为高层管理层提供 “一站式?#26412;?#31574;支持功能。


4. 应用情况

目前全院700人全部都在使用该系统,全院所有的经营。分包项目数据都在系统中运行,并且取消了项目管理流程的纸质件。

截止目前,整个综合管理信息系统运行良好(统计数据截止至2015年中旬):

? 市场经营管理系统中:

●已录入534条客户信息;

已录入33731条经营项目信息,其中626条为特殊项目信息;

已录入7962条合同信息,其中已完成7763条合同信息流程;

已录入10513条发票信息,其中已完成10268条发票信息流程,其中362条为虚拟合同信息,526条为作废发票信息;

已录入4217条收入确认信息,其中已完成4216条收入确认信息流程;

已录入5346条到款信息,其中已完成5345条到款信息流程

? 项目管理系统中:

已录入项目信息32603条,其中设计完工项目信息30630条;

已录入32919条任务书信息,其中一、二类任务书已录入2978条信息,流程完成2967条信息,三类任务书已录入29941,流程完成29929条信息;

? 分包管理系统中:

已录入分包方信息84条记录;

已录入990条分包挂账信息,其中流程完成841条信息;

已录入990条分包付款信息,其中流程完成766条信息。