中国通信服务(中通服)上海邮电设计院有限公司是中国通信服务股份有限公司(国内通信行业第一?#20197;?#39321;港上市的生产性服务类企业,证券代码0552)的下属专业公司,2007年底荣登中国工程设计企业60强之列。专业?#37038;?#20449;息技术应用的中大型甲级勘察设计?#28023;?#20027;要承担各种规模通信工程设计任务和通信房屋建筑工程设计任务。

多年以来,公司为客户提供了大量优?#23454;目?#23519;、设计、咨询及工程管理服务,为上海乃至全国的通信网络建设作出了卓越的贡献。其中,荣获国家优秀工程设计奖4项,国家优秀咨询成果奖2项,33项部优秀设计?#20445;?项市优秀设计?#20445;?07项局优秀设计?#20445;?项部、局级科技进步?#20445;?项市优秀建设工程标准设计?#20445;?项上海优秀咨询成果一等奖。


1. 信息化建设历程

上海邮电院信息系统的建设从2005年底起,选择与金慧公司为合作伙伴至今已经近10年时间了。

双方合作期间,主要采用了重点解决核心业务管理的实施策略系统,分批次、分阶段进行建设。首先快速实施了市场经营管理模块,随后就重点投入核心的设计项目管理子系统的建设,随后又展开了项目核算方面等子系统的建设。建成后各模块均全部投入正式使用,真真实实做到了生产和信息系统的高度融合:

? 项目一期:实施了企业应用门户、市场经营管理、设计项目管理、图文档管理及领导查询模块,其中最核心的设计项目管理系统于2006年年底全院正式上线运行;2007年2月,应邮电院业主要求,又委托金慧公司实施了与上海电信公司外部协作管理信息系统的集?#19978;?#32479;(是电信行?#30340;?#21807;一的与业主应用系统实现了高度自动化紧密集成的系统)。

? 项目二期:2007年9月启动实施项目管理信息系统二期工程,于12月又补充实施了上海邮电科研项目管理系统。

? 项目三期:于2008年11月正式启动,主要实施了软件项目管理、项目管理功能扩充及调整、TL9000管理?#30053;?#20869;容、市场经营调整内容、系统管理调整内容、科研项目管理调整内容、图档管理调整内容模块。

? 项目四期(可研模块接口系统):于2010年1月正式启动,主要实施了项目立项管理、项目部门分解、可研责任人管理、意见征求稿管理、待评审稿管理、评审后修改稿管理模块。

? 项目五期(设计项目核算管理系统):于2010年5月正式启动,主要实施了客户管理、经营合同管理、委设合同管理、发票管理、收款管理、收入确认管理、应收账款管理、应付账款管理、T+1信息管理、供方信息管理、成本预付管理、费用支付管理、凭证信息管理、部门委设额度管理、设计批复管理、项目替换管理、项目核算统计报表模块。

? 项目六期(工程项目核算管理系统):与2010年6月正式启动,主要实施了工程项目信息管理、收款管理、收入管理、付款管理、应收款管理、应付款管理、预收款管理、预付款管理、凭证管理、项目核算统计报表模块。

双方于2013年开?#30002;?#25163;对于现有系统进行全面升级,并在项目管理和项目核算方面做了重新梳理。新版本的系统采用的是金慧全新的第五代产品,新版系统大大改进了以前版本的不足,在稳定性、易用性、友好性、业务完整性方面得到了很大的提高,系统功能强大,同时操作简单、灵活。



2. 系统概况

在各类项目管理生命周期中,加大对项目核算方面的系统建设,建立完善项目核算的原?#25216;?#24405;,辅助提高各项目核算的质量:

对于上海邮电院的设计项目,系统将各项目的各类费用信息进行明细的管理,建立项目核算的原?#25216;?#24405;,保证项目核算的准确性,其中包括各项目?#30446;?#31080;信息、退票信息、收款信息、各项目参与人员的借款信息、还款信息、报销信息等;同?#20445;?#31995;统也提供了对各种原始数据的分析,输出管理人员关心的相关费用信息的功能,比如各项目的应收账款、应付账款、预收账款、预付账款以及预算执行差异分析等,为项目相关管理人员提供项目各类费用参?#23478;?#25454;。

对于上海邮电院?#30446;?#30740;项目,系统也在项目经费使用申请、借款、报销、收入、成本分摊等方面提供了有效的管理方式。

上海邮电院项目核算管理将项目费用预估、项目成本归集、项目费用的分析形成闭环,同时建立项目的各类费用与财务系统数据的往来关系,真真切切的将项目核算管理了起来,辅助提高了上海邮电院各项目核算的效率和质量。


系统采用了多种设计管理流程模式,既满足了管理规范性的要求,同时也使系统的应用具备了相当的灵活性与变通性:

上海邮电院项目的特点是项目数量很多、项目规模相?#36234;?#23567;、设计周期较短、项目管理的变数较大,如果所有的项目均完全采用?#32454;?#30340;流程控制,其实用性会比?#20808;酰?#20294;是如果均采用简化的流程或只对项目结果进行管理,也不能达到提高管理水平的作用。

针对以上特点和管理要求,本系统采用了多种设计管理流程模式来解决这一问题。具体体现在:我们对企业的院管项目及部管项目定义了不同的管理流程,同时依据各种项目不同的重要程度及紧急程度定义了强控管理、弱控管理、应急项目管理等不同的管理流程及管理模式,系统同时实现了强大的变更管理功能。这种多种的设计管理路程模式既解决了重要项目规范化管理的要求,提升了管理水平,同时也适应了许多小型项目、项目变化情况频繁的项目、以及需要进行紧急处理项目的管理需要,以适应快速变化?#30446;?#25143;需要。


实现了邮电院与业主高度实时的资料?#25442;?#21644;信息传递,其服务响应速度是传统方式所无法比拟的:

在实施了和上海电信外协系统的?#36234;?#31995;统后,上海邮电的业主上海电信可以高度实时地掌握项目的人力资源配备情况,项目的计划情况,各类设计成果(设计?#24471;鰲?#22270;纸、概预算表、勘测记录等)通过系统可以自动发送至上海电信的外协系统中,使业主以最快的速度获得设计成品,极大地避免了以前因为变更所发生的各种人为差错,提高了和业主的沟通效率。同时再次也证明了金慧公司系统?#30446;?#25918;性,以及金慧公司与其它系统集成的技术能力。

通过生产流程管理和质量贯标过程的融合, 真正地把ISO过程融入到了系统中。系统能够自动生成过程表单,减轻手工作量:

针对上海邮电院ISO质量管理过程中质?#21208;?#21333;手工填写工作量大,流转效?#23454;停?#34917;填现象严重等问题,系?#31243;?#20379;了ISO质?#21208;?#21333;电子化填写、审批流转、版本管理、查询监控、归档一体化解决方案。

按照上海邮电院生成作业流程系统,系统在后台自动生成每个项目设计过程中参与系统流程的所有ISO表单,质?#21208;?#21333;中的许多内容可从系统中自动提取,减轻手工编制时的大量重复填写工作量。每个ISO表单提供过程版本功能,即变更后系统自动升版ISO表单。同时系?#31243;?#20379;了ISO表单的查询功能,用户可以根据项目相关信息查询ISO表单。对在系统中不存在的信息,系统可以预留补填的功能。


3. 应用情况

目前系统运行情况十分顺畅,各部门对该系统的运行都很配合(统计数据截止至2015年中旬)。

目前累计已有14694项目、29566个合同、202073个卷册在系统中进行管理,使用系统的人员大概有1263人。

核算模块中,发票数量24709项(其?#34892;?#24405;入5074个),进度收入72876项(其?#34892;?#24405;入18867个),结算收入122497项(其?#34892;?#24405;入37238个),收款163624项(其?#34892;?#24405;入29595个),付款38098项(其?#34892;?#24405;入13060个)。

系统运行期间,多次组织各部门使用人员进行座谈,讨论运行系统后给公司带来的效益,和哪些可以再优化的地方。使用过程中各部门提出了许多宝贵的意见,同时也对我们系统做出了高度的评价。具体表现以?#24405;?#20010;方面:

1) 加强了管理,减少了差错:

由于邮电行业每年所立项目非常多,在以前项目管理人员不知道哪些项目目前在哪个阶段了?是否延期?立项时的设计编号承接部门是否分错?这些问题在没上系统?#20445;?#37117;是很难解决的。现在上系统后,项目管理人员通过系统,可以对每个项目进行监控,实时地了解项目运行进度,及时调整。立项时出错情况?#19981;?#24456;少,以前可能一直要到出图、出版时才知道项目设计编号分错,现在一旦立项,各评审人员及承接部门都会看到,如果有错可以马上收回重发。

2) 加强信息分析,为公司领导提供决策依据:

在我们系统中,我?#24378;?#20197;统计年、月、周、天的全院?#26696;?#37096;门承接项目的情况与进度,并可按项目类型及供应商等进行分类统计,为领?#32423;院?#38754;一段时间工作的?#25165;牛?#20197;及公司今后的发展方向提供一份数据依据。没上系统前,要得到这些数据,可能需要一周,甚至半个月才能统计到,并且准确性还不能保证。上我们系统后,我?#24378;?#20197;为公司领导实时的提供这些报表,领导只需按自己需求输入查询条件就可以了。

3) 加强了院部生产管理?#30446;?#21046;权,加强项目执行力度,增?#26377;?#24687;透明度:

没上系统前,项目分发到各部门过程中,对于不同类型、大小、产值的项目,各部门承接的态度与执行的力度都会有很大的反差。上系统后,项目的立项、分发?#21152;?#29983;产管理部统一分配管理。这样,增强了项目执行的力度,也对各部门的工作实现了统一的管理。有权限的人员可以查看其它部门承接了哪些项目,增加了信息的透明度,减少了各部门间的矛盾。

4) 实现了邮电院与业主高度实时的资料?#25442;?#21644;信息传递,其服务响应速度是传统方式所无法比拟的。

在实施了和上海电信外协系统的?#36234;?#31995;统后,上海邮电的业主上海电信可以高度实时地掌握项目的人力资源配备情况,项目的计划情况,各类设计成果(设计?#24471;鰲?#22270;纸、概预算表、勘测记录等)通过系统可以自动发送至上海电信的外协系统中,使业主以最快的速度获得设计成品,极大地避免了以前因为变更所发生的各种人为差错,提高了和业主的沟通效率。同时再次也证明了金慧公司系统?#30446;?#25918;性,以及金慧公司与其它系统集成的技术能力。

5) 通过生产流程管理和质量贯标过程的融合, 真正地把ISO过程融入到了系统中。系统自动生成过程表单,解放了生产人员大量填写表单的工作。

6) 通过建立企业级项目管理体系,实现了人员资源的负荷管理。

7) 通过建立项目文档管理,解决了设计过程中大量过程文档、资料的动态管理,实现了资源的共享。

以上就是目前所体现出的一些好处,随着系统的不断运行,不断优化,管理信息系统的价值还会得到更深入的体现。