中交上海航道勘察设计研究院有限公司(上海航道)是中国交通建设股份有限公司下属企业--中交上海航道局有限公司的子公司。公司成立于1960年,1977年恢复建制。拥有水运行业、水利(城市防洪)、海洋(沿岸、离岸)设计甲级、施工总承包壹级、工程勘察综合类甲级、水运工程材料检测甲级与结构甲级增项、水运工程监理甲级、工程咨询(港口河海工程、水利工程、水文地质、工程测量、岩土工程)甲级、工程造价咨询甲级、工程咨询(生态建设与环境工程)专业乙级、海域使用论证乙级、环境工程(水污染防治、污染修复)设计乙级等十余项资质。公司曾连续十年获得“上海市优秀公司”荣誉称号。

近十年来,公司累计完成各类设计、研究课题千余项,共获国家、交通部、上海市及中国交通建设股份有限公司优秀成果奖百余项,其中国家优秀成果奖17项,交通部优秀成果奖37项,上海市及中交集团优秀成果奖53项。


1. 项目概况

上海航道自2010年起,经过在全国范围内的多方必选,在全方位考察了咨询、设计、开发、培训以及服务方面后,最终选择了在工程设计行业管理信息系统行业内已有十年丰富实施经验的上海金慧软件公司作为信息化长期战?#38498;?#20316;伙伴。?#36816;?#26041;合作起,上海金慧软件公司已为上海航道建设了‘商务管理系统一期’、‘商务管理系统二期’的信息化建设工作,上海航道于2013年初选择继续与上海金慧软件公司合作,开发图档管理系?#22330;?

上海航道图档管理系统项目历程如下:

? 2013年5月初,与上海金慧软件上海航道签订了图档管理系统的开发合同;

? 2013年5月至2013年7月,上海金慧软件启动了对上海航道图档管理系统需求的调研,调研对象包括档案室、商务部、项目管理部等;

? 2013年7月至2013年12月,上海金慧公司根据需求设计完?#19978;?#32479;功能开发,并于14年6月完成对档案管理系统的反馈修改;

? 2014年6月至2014年12月,上海金慧公司对上海航道的图档管理系统进行推广;

? 2015年1月,系统正式上线。

目?#26696;?#22270;档管理系统运行情况良好,自2015年1月份正式运行开始,截止到2015年5月26日,已有106个项目的成果通过图档系统盖章出?#28023;?#20854;中包括2654份图纸成果盖章出?#28023;?b>206份word报告盖章出院。图档系统不仅仅只是成果的收集,也包括项目资料的共享,目前图档系统里所有项目总共有6496个成果和资料(统计数据截止至2015年中旬)。

回顾上海航道能够选择金慧公司作为长期战?#38498;?#20316;伙伴,其主要原因可以总结为以下几点:

? 金慧公司是?#26723;?#20449;赖的合作伙伴

? 服务态度好,服务质量高

? 业务能力强,能够提供合理化建议


2. 项目实现

随着上海航道院承接的项目大量增加,在院内已经积累了大量的实物、图纸、文档资?#31995;?#23453;贵的知识财富,随之而然,一些问题已暴露出来,主要体现在以下方面:

? 电子图纸文件收集难:归档过程中电子图纸文件存在丢失现象,大量的电子文件散落在各个设计人员的电脑里,文件安全难于得到保障。

? 安全性差:常因电脑中了病毒,硬盘损坏,人为疏忽,工程周期长造成文件保管不善而丢失。

? 资源流失:人员变动等因素导致资源流失,难于建立设计院资源库。

? 图纸归档效?#23454;停?#24402;档工作量大,成本过高,版本容易混乱。

? 文档架构:手工建立规范的分类保存目录出错率高。

? 数据录入:需要录入大量的归档信息,工作强度过大,成本高。

? 版?#31350;?#21046;:保存版本非最终版,电子图和底图不对应,版本混乱。

? 图纸利用效?#23454;停?#20449;息闭塞,检索信息少,查找、浏览、利用效?#23454;汀?

? 文件安全:文件利用过程中缺乏有效的安全?#29992;埽?#36164;源的浏览传输得不到保证。

? 缺乏关联:电子图和实物缺乏关联,图纸利用效?#23454;?#19979;。

? 图纸电子化程度低。

基于这种情况,上海金慧软件为上海航道开发的“图档管理系?#22330;保?#33021;实现图档采集,并建立院级电子图档数据库,改善图档管理的规范化程度,提高图文档案资料的利用率,全面提升图文档案的管理水平,使企业的知识财富充分得到利用和管理。

该系统主要是为档案管理部门提供对全院各类设计档案统一、综合的管理,包括收集归档、整编、档案利用以及相关的查询统计功能。该系统分独立客户端和web端,独立客户端主要承担成果的收集,web端主要提供成果的管理、检索和利用。

成果收集

系统提供独立的成果收集客户端,该客户端可分布在各项目人员的桌面上,项目人员把图纸和报告等项目成果放入项目共享区,并对项目文件进行启动电子签名和申请用印,签名过程中,系统会对成果生成条形码。签名和用印完成后,即可对图纸和报告等项目成果进行归档。

成果收集客户端可对图纸文件以及其他类型文件进行成果的收集。

成果整编

所有归档的项目成果,都会归集到上海航道图档系统web端,档案室人员可以在web新建档案层级目录,将项目成果按照归档原则进行成果整编。

档案借阅

公司员工可以通过图档管理系统web端,对已归档的图档文件进行查询以及借阅申请,档案管理员可以对申请借阅的流程以及借阅的情况进行管理。

档案检索

上海航道图档管理系统提供多种类型的档案检索功能,可以对各种档案类型实现简单的查询、复杂条件的组合查询以?#23736;?#33322;道院的所有图档进行全文检索,检索的功能可到内容级别。对于检索出的结果还支持图档的在线浏览。



3. 系统价值

1) 实现各项目图档全面收集

针对图纸成果收集的CAD客户端以?#26696;?#31867;型成果收集的独立客户端,可分布在各设计人员的桌面上,通过独立客户端方式手动上传文件,可避免出现“不装CAD及插件就无法进行文件传递”的情况,以确保各项目图档全面收集,同时解决大量电子文件散落在各个设计人员的电脑里的问题。


2) 确保出图文件与归档文件一一对应

系统在设计人员进行成果的电子签名申请?#20445;?#23601;给成果文件加上条形码,完成后才在打印机上打印,即打印出的图纸上都应有条形码作为唯一识别标志;申请电子签名和通过用印审批的图档文件自动转入归档区,设计人员可对其进行归档,即归档文件与出图文件条形码保持?#24674;隆?

已经过签名的图档文件不?#24066;?#20462;改,当设计人员对同一成果重新申请电子签名后,系统?#19981;?#37325;新为该成果文件升级条形码,确保文件的?#24674;?#24615;。


3) 图档成果批量归档,提高工作效率

在独立客户端收集成果时和web端档案管理人员对成果进行整编?#20445;?#31995;统均支持操作人员对成果的批量操作,并且支持批?#23458;?#25341;;同?#20445;?#31995;统可根据设计人员提交成果时填写的成果属性,自动提取所需属性,对成果进行自动分类、归档,并且在成果归档?#20445;?#20854;所有属性都能自动带出,保证了信息的?#24674;?#24615;,也避免重复填写相关信息的工作量,大大提高了归档工作量。


4) 全文检索到内容级别,便于成果共享与复用

系统支持全文检索功能,包括对Word、Excel、CAD文件内的文字进行检索,系统提供灵活的、多条件的查询功能,使用人员可以根据查询条件及关键字快速搜索、快速定位所需图档文件。

同时系统支持缩略图查看图档文件和在线浏览功能,便于成果共享与复用。