江苏省城市规划设计研究院(江苏城规)成立于1978年,是国内最早成立的省级规划院之一,现已成长为集科研创新与规划实践优势于一体的国内领先规划研究机构、行业首家高新技术企业、城市发展系统服务平台。

作为国内首批规划设计甲级单位之一,江苏城规院先后拥有了甲级建筑工程设计、甲级风景园林工程设计、甲级旅游规划设计、甲级市政(道路工程)设计资?#30465;?008年,江苏省城市交通规划研究?#34892;?#22312;院内挂牌,在全国省级规划设计单位中是唯一一家。2011年我院入选首批江苏省决策咨询研究基地,跻身省级决策咨询思想库和智囊团行列。

江苏城规院是国内第一家以规划设计为核心技术的高新技术企业,掌握了一批国内领先的涉及城市规划、交通规划、市政工程、建筑设计、园林设计等多领域的核心自主知识产权,有力地支撑了全院科技创新与技术进步。


1. 项目概况

为了实现江苏省城市规划设计研究院办公自动化、经营、项目管理的信息化。建立一个弹性、灵活、高效、安全的电子化办公环境,最终实现无?#20132;?#21150;公以及规范化的经营、项目管理模式,减少项目管理中大批量手动填写ISO表单的工作量,江苏省城市规划设计研究院在2010年4月启动了综合管理信息系统的招标及建设工作。

经过前期规划、多方调研江苏城规最终于2010年7月选择上海金慧软件有限公司作为信息化战?#38498;?#20316;伙伴。

江苏城规整个综合管理信息系统建设历程如下:

●需求分析阶段:2010年7月至2010年8月;

系?#25104;?#32447;及相关培训:2010年9月中旬,上线培训内容有企业门户、办公自动化、经营管理;

系?#25104;?#32447;及相关培训:2011年11月中旬,上线培训内容有项目管理、档案管理;

系统反馈、功能优化:2012年8月底至2012年12月底,系统进入上线后的反馈和功能优化阶段,期间经过5次现场沟通讨论、现场系统修?#27169;?

系统试运行:后续经过多次现场沟通,系统修改完善,系统于2013年11月正式进入运行阶段。

目前,系统运行情况良好,所有客户、合同、前期项目以及生产项目的ISO表单均通过综合管理信息系统进行?#34892;?#31649;理,其中(统计数据截止至2015年中旬):

已录入公共信息2458个,阅读次数上万次,领导日程安排2200个;

已录入的客户信息1672条;

已录入的外包方信息112条;

已录入的经营项目信息3199条;

已录入的经营合同1772条;

通过系统下达的项目任务通知书282个;

在系统中进行管理的生产项目196个,并且每个项目对应的ISO表单均可在系统中填报、流转和导出。

2. 系统价值

1) ISO表单系统管理,提高工作效率

江苏城规设计项目管理系统实现了全部项目各类ISO文档的全部系统管理,ISO质量管理贯穿于整个项目管理过程中,包括:项目任务通知单、规划设计计划、规划项目工作大纲、互提资料传递单、设计评审会议记录、设计确认会议纪要、外包项目计划及验证单、外包项目申请表、成果提交确?#31995;ァ?#35268;划设计项目成果归档单、文件及图纸校对记录单等,大大减少项目管理中手动填写ISO表单的工作量。

系统实现了与ISO的完全对接,减少了监督审查所需的准备时间。


2) 合同票款管理,理清企业收款帐

在市场经营方面,系统除了对客户、经营项目等的管理外,更重要的是将企业的合同以及合同关联的发票及收款进行了?#34892;?#30340;登记和管理,并整理输出,?#27807;?#30456;关人员可以时刻清楚的了解各合同的开票情况、到款情况、未到款情况、应收账款情况以及整个企业的发票、收款等情况,理清企业的收款?#30465;?


3) 责权清晰,减少扯皮

在项目管理方面,各种过程都可留下痕迹,具有可追溯性,包括:项目的基本信息、互提信息、设计评审信息、成果提交确认信息、项目成果归档信息等等。全部都已保留了下来,实现了责权清晰,方便管理,减少了扯皮发生。


3. 建设过程体会


目标明确,重点突出,客户支持

明确目标是管理系统建设的方向和航标,是取得信息化成功的前提和基础;同时重点突出也是管理系统建设非常重要的原则。

江苏城规在整个信息化综合管理系统的建设过程中,特别是在设计项目管理系统的建设过程中,一直保持着明确的项目目标:必须要利用信息化系统改变每个项目手工填写ISO表单的项目模式,减少手工、重复的劳动,提高设计项目管理的工作效?#30465;?

同?#20445;?#25216;术质量部对项目的整体建设比较关心,在项目的试运行、推广期间?#35745;?#21040;了至关重要的作用。


业务能力强,能够提供合理化建议

由于城规院的项目管理视角有别与其他类型设计院的项目管理视角,管理侧重点也有所不同,因此江苏城规项目管理模式有其独特性。

金慧公司的实施人员能够?#21171;?#20844;司多年积累建立的业务知识体系,通过参考、借鉴其他城规设计单位的建设经验,在结合江苏城规院的具体情况,提出合理化建议,?#34892;?#30340;避免了项目出现反复,提高了建设效率和质量。


服务态度好,服务质量高

江苏城规信息化建设期间经历了较多的挫折和困难,特别是在系?#25104;?#32447;和系统培训推广阶段,遇到了很多棘手的问题。对此情况,金慧公司派驻技术骨干及高级项目经理长期驻扎现场,尽快排除问题,确保?#33487;?#20010;综合管理信息系统发挥出其应有的应用价值。